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Dinheiro é uma coisa que a gente ama e também odeia. Ama usar, odeia quando falta. Um gerente financeiro sempre me dizia que administrar empresas que têm dinheiro é muito mais fácil do que lidar com aquelas que passam por dificuldades. Suspeito que seja verdade (e agradeço diariamente por conseguir ficar atrás do arquivo de Word e não do Excel), por isso vamos falar sobre o fluxo de caixa e organização desses valores. O que é importante saber? 

Uma empresa sempre é uma empresa e isso é um fato. Uma empresa é constituída a partir de um grupo de pessoas e tecnologias (de qualquer tipo) que criam um produto ou serviço para outras pessoas: os consumidores. Majoritariamente, essa relação entre empresa que entrega e consumidor que consome é realizada na base da troca de valores monetários. Isso acontece em organizações de qualquer tamanho, pois todas compram matéria-prima, vendem, têm contas a pagar, contas para receber e investimentos, para registrar o mínimo. A organização dessas entradas e saídas é o fluxo de caixa.

Essa matéria poderia terminar aqui, mas felizmente temos dicas para ajudar você, que está começando, a entender como funciona e como organizar o seu fluxo de caixa. Com ele, você terá a clara visão sobre de onde vem e para onde vai o seu dinheiro e poderá, em seguida, projetar seus futuros investimentos e prever pagamentos. Num futuro bem próximo, poderá prever o que foi orçado e o que foi realizado, começar a trabalhar com metas e traçar o seu próprio caminho rumo ao planejamento estratégico que aprendeu na faculdade.

Conhecer receitas e despesas e manter o fluxo organizado e atualizado é essencial para conhecer e preservar a saúde financeira do seu negócio. Há quem use planilhas de fluxo de caixa para registrar sua movimentação, mas apenas ter os dados não significa que consiga visualizar onde gasta mais ou qual produto garante maior receita. Isso significa que não será possível antecipa os futuros problemas de caixa. Isso acontece, muitas vezes, quando a ferramenta não é adequada para a empresa que a utiliza ou quando é utilizada de forma isolada.

O MELHOR TIPO DE CONTROLE

Comece definindo um período para controlar o fluxo de caixa. Esqueça o período ideal que os manuais trazem e foque naquilo que é prático e possível de ser realizado na sua empresa. Há quem o controle diariamente, o que é excelente para algumas empresas e um pesadelo para outras. O controle pode ser diário, semanal, quinzenal ou mensal e mais importante do que o período é que seja adequado para a sua realidade.

Identifique as receitas e despesas visualmente. Não podemos ignorar que estamos cada vez mais visuais! Com as receitas coloridas em verde e as despesas em vermelho, é muito óbvio compreender o que está acontecendo com aqueles valores. Mas se você funcionar melhor colocando um sinal negativo diante das despesas, por que ignoraria essa ideia? De um modo geral, opte pelo que for mais simples e fácil de interpretar para você e (principalmente) para quem for trabalhar com o controle.

Assim que começar a preencher a sua planilha, verá que algumas receitas e despesas são periódicas. Salários, energia, água e aluguel são exemplos muito práticos para compreender essa periodicidade. Uma vez registradas, você pode prever os pagamentos e recebimentos futuros e até colocar metas para redução de despesas. Também registre as contas que tem para receber. Elas vêm dos parcelamentos ou dos prazos de pagamento e indicam seu saldo futuro.

Depois de vislumbrar quais são as receitas e despesas principais, crie uma classificação por categorias. A fatura da internet pode se encaixar na categoria Internet, junto com o registro do domínio do site da empresa e os custos de manutenção do site. Por mais que você acredite que isso é apenas uma floreada na planilha para que ela adquira uma coluna a mais, isso vai te ajudar a pensar com mais clareza no que a sua empresa realmente gasta e naquilo que mais gera lucro.

E se você tiver as categorias bem organizadas, agrupe essas despesas nos seus locais de origem. Verifique quantas delas vêm do departamento de Administração, quantas vêm dos Recursos Humanos, quantas vêm do Comercial, quantas vêm da Produção, quantas vêm do Financeiro. Se a sua empresa não tiver tantos setores assim, sem crise! Agrupar em Administração e Produção já pode te fornecer uma nova visão sobre a saúde financeira. Faça o mesmo com as receitas e agrupe seus principais produtos em categorias específicas para determinar de onde vêm o dinheiro. Por último, procure visualizar tudo de forma gráfica.

A ferramenta mais tradicional de organizar o fluxo de caixa ainda é o Excel. Ele permite projetar tudo de forma gráfica para facilitar a visualização com alguns comandos simples. Em caso de dúvida, não hesite procurar por algum curso complementar de gestão financeira ou mesmo de Excel básico para dominar a ferramenta. Mas lembre-se, mais importante do que alimentar uma planilha é saber que perguntas fazer para ela.

O QUE ELA ME DIZ

Depois de alimentar a sua planilha por um período, é hora de olhar para ela e conectá-la com outras ferramentas importantes da administração. Observe a receita. Você consegue observar qual produto ou serviço é mais vendido? Se não conseguir, é hora de lembrar do PDCA ou PDCL e alterar sua metodologia para permitir a visualização dessa informação. Uma vez verificado quanto vende de cada produto ou serviço, dê uma olhadinha na sua análise de SWOT ou FOFA.

O seu produto principal se encaixa nas oportunidades identificadas no mercado? Esse mercado tem tendência a crescimento ou a esgotamento? Saber cruzar as informações entre o seu percentual de vendas e a análise do mercado é importante para auxiliar a tomada de decisões sobre investimentos em novos produtos ou encerramento de outros.

Uma ferramenta muito útil para definir o que continua e o que sai de linha é a matriz BCG. Seu objetivo é tomar uma entre quatro decisões possíveis sobre cada produto do seu portfólio: construir (ampliar participação no mercado); manter (conservar sua participação atual); colher (aproveitar a onda ao máximo); ou abandonar (deixar de incluir o produto ou serviço no portfólio). Essa decisão virá a partir da identificação do crescimento do mercado e da sua participação nele, permitindo localizar a posição do produto em quadrantes específicos.

Produtos estrela: Um produto estrela possui uma grande participação em um mercado de crescimento rápido, consequentemente, muitos concorrentes.

Produto interrogação: Produtos que têm mercado em crescimento, mas uma fatia de participação muito pequena.

Vacas leiteiras: Produtos com grande participação em mercados maduros ou com crescimento moderado.

Abacaxis: Produtos que já foram estrelas de vendas, mas não tem grande participação e seu mercado está em declínio.

Ao reconhecer quais produtos ou serviços se enquadram em cada categoria, será possível traçar estratégias de ação para cada um deles com a segurança de tomar as decisões com informações adequadas e não apenas por feeling. Tudo fica mais simples à medida que você integra as ferramentas e adquire prática.