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Há algum tempo se dizia que os estoques eram inúteis. Houve ainda quem afirmasse que ele é somente um amontoado de dinheiro mal aplicado, parado, que poderia ter melhor uso. Mas é um pouco problemático afirmar essas coisas tão categoricamente, especialmente em um período em que foram os estoques que garantiram a saúde financeira e o lucro de muitas empresas. Vamos olhar para ele com carinho e entender melhor algumas das suas particularidades?

Não comprar demais e nem ficar sem. Ainda hoje há quem defenda a ideia de que a gestão de estoques é similar à administração da geladeira e da despensa de uma residência. E quem pensa assim certamente não estudou a gestão de estoques com profundidade e dificilmente é o responsável pelas compras de casa. 

Provavelmente você já ouviu essa analogia, mas ela é falha em dois pontos principais. Primeiro porque em casa podemos relativizar critérios de qualidade e relevar uma alface um pouco murcha que não seria passável em um restaurante. Segundo porque a perpetuação dessa teoria transfere um caráter pouco científico e bastante amador para essa área vital para organizações de todos os tamanhos.

Os estoques foram vitais em 2020 e também se tornaram os vilões para muitas companhias. De acordo com a Confederação Nacional da Indústria, a dificuldade para atender a demanda se intensificou entre outubro e novembro. Segundo a sondagem, os estoques já eram baixos em outubro e a dificuldade para conseguir insumos e matéria-prima aumentou até atingir 75% da indústria geral, desorganizando as cadeias de produção e repercutindo em quase todo setor já que metade da produção industrial brasileira é vendida para a própria indústria. Como consequência, há uma maior dificuldade para manter o ritmo de crescimento da atividade, aumento dos preços e dos custos de produção.

A decisão de quando comprar e qual é a quantidade certa não são nada empíricas. Apesar disso, poucas áreas recebem um tratamento tão pouco formal quanto a gestão de estoques. As principais técnicas científicas para dimensionar o estoque foram desenvolvidas no início do século XX e cresceram bastante em âmbito acadêmico. Entretanto, na prática, é comum o uso de métodos baseados na intuição e sem muito aporte de sistemas inteligentes.

Uma técnica que amenizou os danos dessa abordagem é a classificação ABC, baseada no princípio de Pareto, que estabelece parâmetros diferentes para três classes de itens. Mesmo que existam inúmeros sistemas de gerenciamento no mercado, com ERPs e tecnologias amigáveis, a mudança que parte do empírico para chegar ao teórico, logo, comprovado com métodos e indicadores, ainda não se completou. Não é falta de ferramenta, é falta de cultura.

E se uma cultura pode ser implantada, ela também pode ser modificada. Quer melhor momento para repensar e implantar algo novo do que uma pandemia? Os momentos de incerteza de 2020 forçaram muitas organizações a repensar seus planejamentos estratégicos e estratégias de mercado. Mas será que os estoques entraram nessa revisão?

Em algumas empresas, sim. Pode-se encontrar inúmeros casos ao redor do Brasil sobre empresas que investiram na compra de matérias-primas ou materiais semiacabados durante a pandemia para preparar o retorno às atividades. Por um lado, isso contribuiu para a escassez sentida pelas outras (que também têm outras razões, a exemplo do valor do dólar), e por outro, equilibra o caixa de quem conseguiu investir na compra de suprimentos, já que agora pode vender. Impedidos de agir sobre a demanda, a gestão de estoques foi extremamente relevante para permitir a ação sobre o que é controlável, o suprimento. E dependendo do tempo de espera  ou do tamanho do lote de suprimentos, pode-se chegar a custos maiores ou menores e afetar a eficiência do processo. 

Por isso, ao estudar a gestão de estoques pode-se buscar três objetivos distintos e bastante conflitantes:

(1) maximizar o nível de serviço ou o atendimento da demanda pela disponibilidade do material; 

(2) maximizar o giro ou minimizar o investimento em estoques e seus custos correspondentes;

(3) maximizar a eficiência operacional, diminuindo os custos do processo de suprimento.

Decidir qual será a prioridade da empresa não é uma tarefa simples e está amplamente ligada com o seu planejamento estratégico e formas de diferenciação no mercado. Gianesi e Nogueira, em um artigo publicado em 2011 na Revista ADM, defenderam a necessidade de definir em que medida esses objetivos serão atingidos. A questão principal é: o que priorizar?

Prioridade ao atendimento da demanda

Ao priorizar o nível de serviço ou atendimento da demanda, tem-se um estoque robusto para garantir a disponibilidade de matérias-primas ou produtos semiacabamos, mesmo que haja incerteza sobre a demanda futura. Com um estoque grande, menor será o giro.

Também se reduz a eficiência operacional, uma vez que a agilidade para suprir a demanda implica em custos adicionais como um transporte mais rápido, fornecedores com menor prazo de entrega, maior frequência em pedidos, etc.

Priorizar o giro de estoques

Ao tentar maximizar o giro, o investimento em estoque é reduzido. Logo, não se pode garantir a disponibilidade de materiais para atender a demanda futura. Além disso, com menor estoque, deve-se fazer pedidos mais vezes, o que incorrerá em maior investimento em transportes, menos prazo aos fornecedores e prejuízos à eficiência operacional.

Priorizar a eficiência

Então você pode concluir que o mais indicado seria priorizar a eficiência e reduzir despesas com transportes, prazos e com o numero de pedidos, certo? Ainda não! Maximizar a eficiência vai implicar na contratação de transportes mais eficientes, fornecedores com menor custo (normalmente com prazo de entrega maior), menor frequência de pedidos e uma sequencia de produção sem alterações no curto prazo. Isso significa uma redução na agilidade do processo e a manutenção da dos estoques altos, o que reduz o giro e pode prejudicar o atendimento da demanda.

A busca pelo equilíbrio

Segundo os autores, a chave para uma gestão de estoques eficiente é conseguir atingir o equilíbrio entre essas prioridades, que respondem a setores distintos. Enquanto para o setor de vendas é interessante priorizar o atendimento da demanda, a área financeira tende a ver mais vantagens em priorizar o giro, enquanto que a operação (com a produção, suprimentos e logística) tende a priorizar a eficiência operacional. E para não deixar a prioridade apenas no aspecto político da organização ou voltar a trabalhar com o empirismo do gerenciamento da geladeira, vale a pena observar qual é a relação existente entre a estratégia competitiva da empresa, seus objetivos de manufatura e da gestão de estoques.

Ainda de acordo com Gianesi e Nogueira, ao traçar uma estratégia de Liderança em Custos, o custo se torna o foco da estratégia de manufatura, logo, a gestão de estoques deve priorizar a eficiência operacional e o giro de estoques ao mesmo tempo. Mas quando a estratégia for de diferenciação no mercado, pode-se trabalhar com objetivos como a velocidade de entrega, confiabilidade de entrega ou flexibilidade, que atuarão diretamente sobre o nível de serviço oferecido pela gestão de estoques. 

Com tantas variáveis para considerar, vale a pena olhar para o seu estoque com mais carinho do que o habitual. E em tempos de incerteza como vivemos agora, pode estar nele a chave para desafogar o seu caixa ou conduzir a sua empresa a um sucesso ainda maior. Em caso de dúvidas, contrate uma consultoria especializada e invista em um bom sistema de controle.