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Criar e abrir uma empresa é “fácil”, o difícil é gerenciar e mantê-la nos eixos. Se você ainda não havia feito essa constatação, advertimos: toda organização tem problemas. E problemas geram algum déficit no funcionamento e planejamento da empresa. Para resolver problemas, precisamos de uma metodologia que seja funcional, que se aplique de forma precisa à empresa e que integre todos os colaboradores. Sendo assim, vamos te ensinar (ou relembrar) de planejar, executar, verificar e agir. 

Não existe organização perfeita. Calma, antes que você analise todos os seus esforços para manter a sua empresa funcionando corretamente de acordo com leis, normas e ISOs e queira me apedrejar, eu explico. Embora você perceba o quanto sua empresa é eficiente e funciona de forma correta, sempre existe algum processo a ser melhorado. Por exemplo, se a sua empresa é nota dez em engajamento nas mídias sociais, mas é péssima em relacionamento interpessoal entre colegas de trabalho, você tem um problema a ser resolvido. Agora você compreende, que para uma empresa ser “perfeita” o segredo do sucesso, é a harmonia e não a conta bancária? É por isso que estamos aqui, para lhe apontar soluções que podem ser aplicadas facilmente por você e por sua equipe. 

Talvez você já tenha ouvido falar sobre esse método algumas vezes, mas nunca chegou a aplicá-lo em sua organização, ou até chegou a aplicar, mas não de forma correta, ou até aplicou de forma correta, mas não foi até o fim. Estamos falando do famoso Ciclo PDCA. 

O Ciclo PDCA é um método científico que foi desenvolvido pelo matemático francês René Descartes, que foi reformulado para a maneira como conhecemos hoje e popularizado pelo consultor em gestão Edward Deming que trabalhou junto às empresas japonesas os conceitos de gestão da qualidade total. 

Esse ciclo é um método gerencial, utilizado para melhorar processos e soluções de problemas e é a base da melhoria contínua, podendo ser utilizado em qualquer tipo de instituição, sendo elas tanto empresas privadas, organizações sem fins lucrativos e setor público. Na tabela abaixo, você consegue compreender esse método na prática:

Caso os resultados esperados e estipulados no início do método PDCA, não tenham sido atingidos, é preciso analisar em detalhes as causas do não atingimento do objetivo que pode ter se dado por um plano de ação mal elaborado ou problemas no processo de execução.

Alguns cuidados são importantes para ter sucesso na execução do PDCA. Não devemos partir para a ação (última fase do processo), sem um plano de ação suficientemente bom e bem elaborado. É importante sempre registrar o que foi executado e medir os resultados.  Também é importante ter conhecimento e ferramentas necessárias para a execução do plano de ação, além disso precisamos padronizar os processos que foram melhorados ou criar novos processos para a prevenção de problemas e por fim não devemos parar após apenas uma execução do ciclo PDCA.

Levando essas informações em consideração, precisamos lembrar que o método PDCA, é um método de tentativa e erro. Nem todas as vezes os processos executados para a resolução de um problema, mostrarão uma solução eficaz. O método pode ser executado em todos os setores da sua empresa e te auxiliar nos mais diversos impasses. O que vale ressaltar é que você não pode desistir de primeira, ou realizar tal método apenas uma vez, ele pode ser um grande companheiro ao longo dos anos e ser uma metodologia importante para a expansão da sua empresa.

Mas essa tentativa e erro, tem um nome. É uma ferramenta chamada PDCL. Nesse método os primeiros três processos continuam os mesmos (Planejar, executar, verificar), enquanto a Letra “L”, simboliza o Learning. Que significa aprendendo. Esse aprendendo nada mais é, do que aprender com os seus erros, ou seja, criar um novo método para pontuar seus erros, para sempre aperfeiçoar o seu ciclo. Ou seja, o PDCL é uma metodologia utilizada para realimentar o sistema com novas aprendizagens, de forma a se promover a melhoria contínua, a partir do que realmente foi aprendido em cada PDCA realizado pela empresa e equipe. Aprender continuamente é o principal objetivo do PDCL, sendo a experiência anterior sempre usada como base para novos planejamentos,  o que gera crescimento organizacional pelo conhecimento gerado, guardado e reaplicado.

Com uma gestão atenta e uso de ferramentas adequadas para  o desenvolvimento de todos os processos, os gestores da empresa podem criar grupos ou comitês de gestão com pessoas responsáveis e importantes na organização que se utilizem dos métodos para evoluir, juntamente com a organização.

Larissa Lucian