Você já leu sobre muitas metodologias diferentes que podem melhorar o fluxo de trabalho da sua empresa. Esta não é uma pergunta. E também é um fato que em determinado momento você olhou para elas e disse: não vai dar certo. Nós, empreendedores, naturalmente inquietos, culturalmente curiosos e financeiramente preocupados, tentamos melhorar o trabalho e fazer o negócio crescer o tempo todo. Nem sempre dá certo. Mas depois de ler esta matéria, quem sabe dê.

O conceito começou lá no Japão. Lean Manufacture. Manufatura enxuta, uma promessa de otimizar a produção de veículos em indústrias como a Toyota.

A metodologia se tornou conhecida nos ambientes de negócios e acadêmico ao longo da década de 1990, mas só atingiu o mainstream depois de 2011, quando Eric Reis adaptou este conhecimento da indústria para uma metodologia mais universal, que poderia ser aplicada em empresas de grande ou pequeno porte como uma startup.

O maior benefício da metodologia é minimizar o desperdício. Logo se vê a razão da sua aplicação inicial na indústria. Em empresas de todos os tamanhos, pode-se pensar em minimizar o desperdício de diferentes insumos, da matériaprima aos equipamentos, do capital disponível ao tempo.

De acordo com a teoria, sua aplicação contribui para:

• Identificar e eliminar problemas que atrapalham os processos;

• Garantir um fluxo de trabalho claro;

• Eliminar ruídos de comunicação;

• Indicar quais são as demandas e entregas prioritárias;

• Fornecer suporte para que a equipe cumpra suas atribuições com qualidade. Em linhas gerais, a filosofia Lean orienta a eliminação total de processos produtivos que não agreguem valor ao produto.

A lógica é simples: se O sucesso da metodologia é conectá-la às estratégias da empresa não contribui para o produto final, deve deixar de atrapalhar o processo.

Por isso, pode ser implementado em setores específicos ou na empresa inteira.

Alguns pesquisadores que aplicaram a metodologia concordam que a implementação resultou em maior integração de pessoas e na percepção do papel de cada uma na cadeia de valor em que está inserida. Afinal, a estrutura organizacional passa a fortalecer a visão de que a responsabilidade de fazer o que é certo, sob a ótica dos clientes, é mais importante do que a autoridade sobre os outros.

Como implementar

Se a sua empresa não é mais uma startup, vale a pena começar a implantação da metodologia Lean em um setor.

Alguns autores relacionam a adoção do modelo como uma forma de mudar radicalmente o dia a dia da empresa. Para isso, a liderança deve seguir alguns princípios e elaborar um plano estruturado considerando o custobenefício do processo.

O primeiro passo deste plano é enxugar o modelo de negócio.

O Canvas é o melhor aliado para apresentar, visualmente, todos os aspectos relevantes da sua empresa ou setor. E não se engane pensando que ele só deve ser utilizado por startups ou empresas que estão no início de suas atividades, pelo contrário, pode ser o ponto de referência na hora de criar novas hipóteses para o seu negócio em qualquer estágio do seu desenvolvimento.

Com o Canvas, você verá claramente qual é a proposta de valor do seu setor, suas atividadeschave, parceiros, quem são os seus “clientes” (entre aspas porque podemos estar falando sobre um cliente interno da sua empresa, aquele setor que recebe o produto do seu trabalho seja no chão de fábrica ou no administrativo), quais são os seus canais de relacionamento com os “clientes”, como vocês se relacionam, quais são as suas fontes de receita e seus custos.

Ao montar o quadro, o segredo é ser sucinto, direto e seguro. Diante dele, você terá ideias e novas propostas para melhorar o seu fluxo com o objetivo de agregar mais valor ao seu cliente.

Com o Canvas estruturado, parta para o período de testes. Teste as ideias que teve, avalie as propostas na prática com olhar de analista e não de executor. Verifique se a sua proposta inicial aconteceu conforme o planejado e promova as mudanças necessárias para que as melhorias aconteçam.

Siga o plano buscando mais interações entre pessoas do que processos e ferramentas, uma estrutura mais funcional com menos burocracia, mais colaboração dos clientes e respostas às mudanças que acontecerem durante a execução do produto.

Na prática, estas respostas ágeis entregarão o produto desejado pelo seu cliente com mais rapidez. Por isso se diz tanto que o sucesso da implementação desta metodologia requer uma integração da filosofia Lean na estratégia geral da empresa.

Algumas empresas não vão conseguir implementá-la. E é preciso sempre lembrar que algumas metodologias apenas não se encaixam com a empresa ou com as pessoas.

12 pontos de atenção

Para que a implementação aconteça e seja bem-sucedida, os líderes devem manter um papel ativo em várias áreas. Confira os principais pontos que precisam de atenção da liderança.

1. Adotar uma abordagem planejada com relação à implementação, em vez de soluções pontuais; 

2. Fornecer os recursos necessários; 

3. Designar os responsáveis pelo processo; 

4. Delegar responsabilidades e envolver os funcionários, enfatizando o trabalho em equipe e a cooperação;

5. Possuir bons canais de comunicação (tanto ascendente quanto descendente); 

6. Gerenciar as expectativas, como o medo de perder o emprego; 

7. Garantir que todos entendam a necessidade de mudança, bem como as novas funções conforme as mudanças são implementadas; 

8. Criar uma atmosfera de experimentação, uma cultura de propensão ao risco e uma rede de segurança para tentativa e erro; 

9. Fazer com que todos entendam as razões competitivas do Lean, bem como seus benefícios para a organização e para os indivíduos envolvidos; 

10. Mostrar uma visão do futuro após a mudança; 

11. Analisar e compartilhar as informações relativas a custo-benefício; 

12. Enfatizar a responsabilidade de cada um.