O básico (que funciona) sobre gestão de custos
Lembra de quando você era jovem e queria conquistar a estabilidade financeira? Transformar esse sonho em realidade tem tudo a ver com o crescimento sustentável da sua renda, aquele bom e velho equilíbrio entre receita e despesas. Em um negócio não é diferente. Isso não significa que seja fácil.
Para ajudá-lo a avançar nesse assunto e manter a saúde financeira da sua empresa, reunimos algumas dicas básicas para uma gestão de custos eficiente. Conceitualmente, vale lembrar, a gestão de custos compõe todos os gastos e investimentos necessários para que a empresa execute suas atividades e produza. Ela direciona o planejamento estratégicos e é o pilar para a saúde financeira do negócio.
Chegar ao estágio de "empresa financeiramente saudável" exige transparência nas operações e controle preciso sobre o orçamento para evitar o endividamento com empréstimos, compras acima do orçamento, gastos excessivos ou má gestão das finanças e mão de obra. Quem consegue chegar a esse patamar também aprende a identificar erros precocemente e tem mais acertos ao tomar decisões.
Vamos começar?
1) Revise as despesas e custos
Saber para onde vai o seu dinheiro é fundamental para começar. Em primeiro lugar, vale a pena usar seu tempo para fazer a lição de casa: detalhar as despesas fixas, separá-las das variáveis,identificar gastos que podem ser reduzidos ou eliminados e entender os custos da empresa com colaboradores, deslocamentos, viagens, alimentação, transporte e outros benefícios. Conhecer todas essas despesas é indispensável para que o empresário avalie a possibilidade de redução ou efetue trocas com toda clareza e transparência possível.
2) Reduza sem impactar negativamente
Parece óbvio, mas o adendo deve ser feito. Reduzir por reduzir pode afetar seu negócio negativamente quando uma matéria-prima for substituída por um similar de baixa qualidade, por exemplo. Fuja dessa cilada.
3) Estruture os processos
Uma constante das empresas organizadas é seguir processos bem definidos, com a colaboração de gestores e colaboradores. Gargalos nos processos tornam-se dutos por onde se esvai o dinheiro. Ao mapear e estruturar os processos, encontra-se alternativas de economia e de investimentos em melhorias onde são realmente necessárias.
4) Mantenha um controle das contas a pagar e receber
Inúmeros sistemas de gestão fazem este tipo de controle sem muito estresse ou exigências por sua garantia óbvia de conciliar as datas de recebimento das vendas ou prestação de serviços com as datas de pagamento dos fornecedores e outras contas. Informatizar os processos pode trazer mais benefícios do que você imagina, permitindo que se crie projeções de caixa para os próximos meses.
5) Capital de giro: saiba de quanto precisa
Saber de quanto dinheiro a sua empresa precisa para se manter ativa vai além de saber dizer quanto você precisa pagar. Entre o recebimento das suas vendas e o prazo de vencimento dos seus boletos existe o capital de giro, aquele dinheiro utilizado para custear seu negócio mantendo a liquidez e afastando o endividamento. Para conhecer esse valor, pode-se multiplicar os dias totais do ciclo financeiro pela média diária de custos, ou reduzir o Passivo Circulante (impostos, contas, salários, aluguel, entre outros) do Ativo Circulante (contas a receber, dinheiro em caixa, aplicações e estoque).
6) Invista em tecnologia
Automatizar os processos de controle e análise agilizam a gestão. Posso fazer com planilhas? É claro que pode! Mas vale a pena tirar um momento para analisar os softwares disponíveis no mercado para tornar o setor financeiro mais eficiente.
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