Cadastre-se para continuar lendo as matérias da Revista Êxito.

Como deixar a procrastinação de lado e encarar os desafios do trabalho de frente

A ideia de que as pessoas que têm mais coisas para fazer são aquelas que conseguem os melhores resultados está ultrapassada. Em tempos onde a saúde mental está em todos os lugares, às vezes temos a sensação de que ela não está em lugar algum. Inúmeros artigos tentam (e nem sempre fracassam)nos convencer de que a culpa pela agenda sempre cheia e prazos sempre curtos é completamente individual. Não é. A boa notícia é que há como lidar com a alta demanda de uma forma mais saudável.

A palavra "procrastinação" está em alta. De acordo com o Google Trends, o termo manteve um volume de pesquisas acima de 20% nos últimos três anos e acima de 15% nos últimos cinco. Nas redes sociais, virou até piada. Como a inversão do Método Pomodoro. Ou os memes do Bob Esponja com o arco-íris da procrastinação, da Noviça Rebelde indicando todo trabalho que tem pela frente, do Chapolin, entre outros. Ou com a paródia da música da Ludmilla. A maioria deles está ligada aos estudos. 

Um artigo de Fernanda de Souza Brito e Daniela Di Giorgio Schneider Bakos, publicado na Revista Brasileita de Terapias Cognitivas, indica que esses comportamentos tendem a ser mais estudados durante a vida estudantil, quando cerca de 80% dos estudantes procrastina e, destes, 50% têm prejuízos significativos como consequência. Para as pesquisadoras, a procrastinação se refere ao atraso desnecessário e irracional de uma tarefa ou tomada de decisão, que acompanha desconforto psicológico e emoções negativas como culpa e insatisfação. Embora comum, pode gerar prejuízos significativos na qualidade de vida das pessoas. Para os adultos, por exemplo, as pesquisas têm mostrado um crescimento capaz de afetar cronicamente cerca de 15 a 20% dos indivíduos com relação a tarefas de rotina como marcar exames médicos.

Vamos ser honestos. A gente deixa pra depois o que não precisa ser feito hoje. E é difícil de mudar, porque não fazer nos dá um conforto temporário diante de uma situação ou tarefa aversiva. Apesar disso, não fazer também nos deixa um pouco pra baixo. Por que não conseguimos ser (mais) produtivos?

Produtividade tóxica

Antes de prosseguir, cabe um adendo. A ideia de produzir o tempo todo, sem descanso, também faz mal. A médio e longo prazo, os adeptos da produção inesgotável tendem a desenvolver problemas de saúde física (como problemas cardíacos) ou mental (como burnout e depressão).

O tal mito da produtividade associa nosso valor enquanto indivíduos ao valor daquilo que entregamos, seja no trabalho, na faculdade ou na família. Fundamentado na meritocracia, joga para o indivíduo toda a responsabilidade pelo seu sucesso, sem que se atenha às questões sociais, estruturais, hierárquicas ou governamentais que o afetam. Assim, inspira-se a pessoa a acreditar que só vai conseguir alguma coisa quando produzir o dobro, ou o triplo, ou o máximo possível, às custas da sua própria saúde.

O raciocínio não é nada saudável e não privilegia quem poderia desfrutar desse sucesso ao chegar lá. Você mesmo.

Outra ideia particularmente diabólica da produtividade tóxica é negar ou substituir os momentos de lazer. Não confunda descanso físico e mental com vagabundagem. 

O trabalho ocupa um lugar central na sociedade. A partir do momento que o ser humano decidiu medir o tempo cotidiano e quantificar o tempo social na sociedade industrial, até chegar ao ponto de comercializá-lo, o tempo se torna uma mercadoria com valor econômico. Assim também surge a pressa. A escassez de tempo. Algo suprido com smartphones, apps de mensagem, antes deles os e-mails, antes ainda os aparelhos de fax, o finado pager, a internet de modo geral, coisas que marcam uma busca infindável por mais tempo.

Paradoxalmente, preenchemos esse tempo disponível com mais atividades, mais compromissos, mais afazeres. As atividades durante a pandemia foram nosso mais recente exemplo. Quantas pessoas entraram em pânico porque, de repente, não tinham mais o que fazer? Em quantos cursos você se inscreveu para ocupar o "tempo livre"? E quantos dos seus conhecidos buscaram "aproveitar o tempo" com um hobby com valor econômico? (Não nos cabe julgar quem buscou uma fonte de renda extra durante a pandemia, ou quem transformou seus hobbys em profissão.) 

Ter tempo para descansar o corpo e a mente, tempo livre para se divertir não é errado. Pelo contrário, é saudável inclusive para sua conta bancária. Afinal, ter a mente descansada é uma das melhores maneiras de evitar a procrastinação e o sofrimento que a acompanha.

Por que deixamos para amanhã?

Em um artigo publicado na Harvard Business Review, a psicóloga Alice Boyes, autora de Stress-Free Productivity (Produtividade sem estresse, em tradução livre) explica as principais causas da procrastinação e aponta algumas estratégias para dar a volta por cima, evitando problemas maiores como o burnout, ansiedade e depressão.

Para Alice, deixamos as tarefas e decisões para depois por influência de, ao menos, três fatores: ausência de bons hábitos e sistemas, dificuldade para lidar com emoções particulares e padrões de pensamentos falhos. Vamos falar sobre eles.

Hábitos

Os procrastinadores escolhem o lazer ao invés do trabalho duro. Certo? Errado!

Estudos indicam que hábitos bem estruturados reduzem nossa necessidade de autocontrole, tornando mais fácil manter o esforço e resistir às distrações. Não é uma simples escolha individual, mas um esforço consciente que leva alguns meses e cujo resultado será a criação de um novo hábito direcionado à execução de tarefas e tomada de decisões. É como aprender a dirigir — entra no carro, ajusta os espelhos, coloca o cinto de segurança, pisa na embreagem e no freio, liga o carro, acende os farois, solta o freio de mão engata a primeira. Você lembra como era uma sequência difícil no início? E como ficou mais fácil com o dia a dia? A repetição tornou fácil.

Agora, você pode ter problemas com a criação de novos hábitos. Uma avaliação simples é questionar a si mesmo: quais são os meus hábitos para lidar com tarefas importantes?

Se não conseguir identificar nenhum, as dicas de Alice podem ajudar muito. A autora indica organizar sua agenda para que o seu foco seja direcionado aos projetos mais importantes na mesma hora todos os dias como uma forma de repetição. Se não for no mesmo horário, pode ser realizado em uma sequência: depois de ver os e-mails e tomar um cafezinho, foco total. Manter o foco total em seus projetos normalmente é desafiador, mas se dedicar a isso conscientemente todos os dias, como um padrão regular, tornará tudo mais fácil.

Existe outra pergunta para fazer ao espelho. Como você lida com novas responsabilidades ou atividades? Alice indica que criar o próprio sistema de ações para encarar os novos desafios pode ser valioso para usufruir da sua própria natureza e pontos fortes, reduzindo a fadiga de decidir sobre como dar o pontapé inicial. 

Pessoalmente, Alice segue o seguinte sistema:

1) Considera três opções de como poderia abordar a tarefa;

2) Conduz um pre-mortem para analisar o que tem maior chance de dar errado;

3) Calcula uma média de tempo para gastar na tarefa; (4) Testa suas suposições rapidamente. 

Para desenvolver o seu, a dica da pesquisadora é fazer uma engenharia reversa. Como? Lembre-se de uma tarefa desafiadora que você conseguiu concluir com sucesso. Agora, identifique os passos que deu para realizá-la. Adapte para um padrão que contemple seus pontos fortes. Você pode organizar essa sequência em um layout bonito e imprimir para ter sempre à mão na sua agenda como um check-list. Tal como o check-list da partida no carro, o hábito vai se consolidar.

Emoções

Trabalhar apenas os hábitos vai funcionar? A resposta é não, infelizmente.

Para a psicologia, tendemos a evitar tarefas que despertem emoções negativas. Por isso, na medida em que nossas emoções interferem na forma como recebemos ou executamos atividades, a procrastinação vem. Vem e fica. Fica e continua. Observações à luz da Terapia Cognitivo-Comportamental (TCC) indicam que pode existir uma preocupação excessiva das pessoas com relação à própria capacidade de executar as tarefas corretamente. Também indicam a predisposição a atrasar as tarefas que não gostariam de executar e aqueles que procrastinam simplesmente porque não sabem como começar. Apoiados nesta abordagem, pesquisadores relacionam a procrastinação a um medo irracional do fracasso centrado na autocrítica e na insegurança sobre suas habilidades. Assim, para evitar o estresse, há quem evite a tarefa.

Usar esta tática, segundo Alice, é um caso de atenção por indicar maior vulnerabilidade à depressão, ansiedade, TDSH e distúrbios alimentares, o que pode criar um ciclo vicioso em que a saúde mental piora quanto maior for a evasão do trabalho. Ou seja, quanto mais você foge da tarefa, mais ela te persegue, acompanhada pela autocrítica e pela autocobrança. 

Entretanto, Alice indica que mesmo quem só se sente triste ou ansioso com o trabalho de vez em quando tende a evitar tarefas que evocam emoções negativas. Para saber se o seu caso de procrastinação tem sua razão nas emoções, pergunte-se:

•  Como está minha saúde mental?

•  As tarefas que evito inspiram emoções?

•  Elas me deixam entediado, irritado, ansioso ou ressentido?

A partir das suas respostas, trace algumas estratégias para lidar com tudo isso com mais objetividade.

De qual divertidamente estamos falando?

O primeiro passo é desenrolar seus sentimentos. Procure identificar com precisão qual emoção está se sobrepondo ao seu trabalho. De qual "Divertidamente" estamos falando? E o quanto isto influencia sua atitude em uma escala de 1 a 10? Esclarecer isto será muito útil para perceber o quanto cada emoção está afetando a sua atitude em relação a uma tarefa e o quão eficaz você precisa ser para minimizá-los até o ponto em que deixem de atrapalhar seu dia a dia.

Imagine que você precisa criar uma apresentação para uma reunião e descobre que esta atividade provoca ansiedade no nível 8 (afinal, o deu desempenho será diretamente avaliado pelo seu chefe e por toda a diretoria), ressentimento no nível 6 (porque, bem, você criará a apresentação mas não será quem vai apresentá-la e levar o crédito) e tédio no nível 4 (pois uma apresentação de Power Point não é o que você considera um bom uso do seu potencial criativo). Agora proponha para si mesmo uma recompensa para concluir esta tarefa. Já começou a parecer mais atrativo, não é? Mas e se você ir além e pensar em uma maneira mais divertida de criar esta apresentação: em grupo, por exemplo.  Então você reúne seus colegas mais próximos e aquela tarefa tediosa e ressentida começa a se tornar mais alegre; você não levará o crédito como gostaria, mas será uma vitória para a equipe; e o desempenho de todos será avaliado, não apenas o seu. Ao reduzir os níveis das emoções, você conseguirá transpor a barreira emocional que o distancia da tarefa e realizá-la com os pés no chão.

Só que nem sempre é possível tornar tudo divertido. Mesmo nas empresas que propõem ambientes descontraídos, mesa de sinuca, escorregador ou o melhor cafezinho, existirão tarefas que vão se chocar com as suas emoções e nem sempre você conseguirá dividir este fardo com seus colegas. Quando acontecer um caso como este, procure encontrar o que você realmente valoriza naquela tarefa. Segundo Alice, você pode ficar chateado por ter que fazer as revisões em um documento de rotina, mas encontra um valor no aprimoramento do seu ofício, ou ainda pode ficar frustrado com um pedido de ajuda de um colega, mas consegue valorizar o fato de ser uma pessoa que ajuda os outros. É o mesmo que voltar aos tempos de escola em que você recebia uma prova cheia de correções em vermelho e aprendeu a ver isto como uma forma de aprendizado.

Agora, quando uma tarefa o deixa ansioso, vale a pena dissecá-la. Crie uma lista de atividades que compõem a tarefa e comece por aqueles elementos que o deixam menos apreensivo. Este tipo de terapia de exposição, busca trabalhar gradualmente, do que menos te assusta até chegar em algo que te apavora. Logo, o que era incontrolável e difícil vai se tornando mais fácil conforme você progride.

Aprenda com a sua experiência

Algumas vezes, as emoções que interferem nas tarefas do dia a dia são motivadas por experiências anteriores. Se você já passou por algum momento de vergonha ou vivenciou a sensação de que é uma fraude, bem-vindo ao barco, marujo.

 Muitas pessoas têm a possibilidade de ter a sua ideia de negócio e testá-la, crescer com auxílio e estrutura até chegar lá. Outros começam a sua carreira sem ter a mínima ideia do que está fazendo. O escritor Neil Gaiman diria que isto é ótimo, pois "as pessoas que sabem o que estão fazendo conhecem as regras, e sabem o que é possível e o que é impossível. Vocês não. E vocês não devem", disse em um discurso aos graduandos da Universidade de Artes.  O ponto levantado por ele vai além de motivar os estudantes a fazer uma boa arte, que ultrapasse os limites do que já foi criado. Diz respeito a não ter medo de tentar coisas novas.

Só que ninguém é audacioso o tempo todo. E nem tem sucesso sempre. As pessoas fracassam, inevitavelmente. E podem ser impelidas a dar ouvidos para a síndrome do impostor por mais tempo do que gostariam. Podem ficar com a constante sensação de que alguém vai descobrir que o seu sucesso não te pertence, de que você é uma fraude. Gaiman a chamou em seu discurso, parafraseando sua esposa Amanda, de Polícia da Fraude. Aquela que um dia bateria na sua porta e diria: "Ei, Gaiman, achamos muito legal que você tenha sido um escritor até agora, mas está na hora de arranjar um emprego de verdade!", ou então "Escuta, a gente sabe que você não é tão bom assim, então vamos parar de fingir para que você possa trabalhar com alguma coisa que não exija criatividade". 

Invariavelmente, você viverá dias em que espera a Polícia da Fraude chegar. Viverá momentos em que pensa que todos ao seu redor são mais capazes que você. São melhores que você. Em tudo. Você vai olhar ao seu redor, para suas redes sociais e se sentir pequeno, incapaz.

Quando acontecer, olhe para dentro. Identifique a que evento sua reação está relacionado e procure por um padrão para os tipos de tarefas e memórias envolvidas. Alice aponta que muitas pesquisas têm indicado que uma conversa compassiva com seu reflexo no espelho pode ajudar a curar as feridas emocionais que tentam te afogar. Diga a si mesmo: "Eu me desapontei com meu desempenho no passado e isso me deixa hesitante agora. Este é um sentimento normal e compreensível, mas eu não sou mais a pessoa que era naquela época. Eu aprendi com aquela experiência e agora consigo fazer melhor".

Padrões de pensamento

Não confunda emoções com padrões de pensamento. Um padrão mental se consolida na infância a partir da repetição constante de situações, pensamentos e sentimentos. Deixar um trabalho que tem um prazo longo para fazer na última hora é um padrão de pensamento quase universal. Outros, a exemplo de pensar que não é capaz de cumprir determinada tarefa, são mais específicos, mas podem contribuir para a procrastinação.

É bastante comum pensar no trabalho de uma maneira que o faça parecer mais desagradável do que ele é de fato. Parte disso pode ser cansaço, parte pode ser o padrão de pensamento. Para saber se é assim que você pensa, divida a tarefa em etapas e pergunte a si mesmo se ela parece mais difícil do que as etapas, considerando suas habilidades. Analise se você consegue extrair ao menos uma sensação de satisfação depois de iniciar esta tarefa. Se ainda a achar difícil demais para você e lhe der alguma satisfação, provavelmente seu pensamento está caminhando na direção errada — rumo ao sofrimento.

Os bloqueios cognitivos podem ser superados. Em seu livro, Alice indica estratégias que podem ajudar, tais como o bainstorm reverso e a aceitação de que haverá dificuldades no caminho.

Como deixar isso mais difícil ainda?

Esta pergunta é a essência do brainstorm reverso. Considere o que você poderia fazer para transformar aquela tarefa difícil em impossível de executar. Pense em como a situação poderia piorar! Depois disso, trace os opostos. A tarefa difícil, aquela em que você está travado, será desbloqueada quando você pensar em como resolvê-la em um cenário ainda pior.

Mas se você não quer se apavorar pensando em como seria a experiência no porão do fundo do poço, outra alternativa é identificar semelhanças entre algo já realizado e a sua tarefa atual. Traçar paralelos entre ambas é uma ótima forma de mostrar a si mesmo que você é capaz, que já tem experiência prévia com algo similar e, se já deu certo uma vez, provavelmente dará certo de novo.

Mexa no time que está vencendo

Muitas vezes perdemos tempo com tarefas menores ou projetos sem tanto impacto por medo de abraçar algo novo. Ao ficar no que é cômodo, esquecemos da criatividade, desviamos das dificuldades e tentamos nos esconder das inovações que são, por essência, desafiadoras. Porque o novo é difícil. O que desconhecido assusta. Da mesma forma, o que é conhecido é confortável. O usual não cria problemas. Em time que está vencendo não se mexe. 

Grande parte dos procrastinadores evita novas tarefas porque não aprendeu a aceitar que o trabalho pode ser tenso. Trabalhar sem atrito nunca foi um sinônimo de produtividade, pois os melhores ambientes são aqueles que te desafiam profissionalmente. Para Alice, novos trabalhos são cheios de atrito, o que retarda o progresso e pode gerar estresse. É aí que você começa a entender errado.

Quanto mais tenso e desafiado você estiver, mais estará propenso a cair em um erro cognitivo que extrapola seus sentimentos. Logo, ao invés de tentar surfar nessa onda, você é levado a concluir que está agindo de maneira errada. Talvez falte só um pouquinho para concluir sua tarefa e você não esteja conseguindo ver, bloqueado pela falta de consciência dos padrões de pensamento.

Ao receber um trabalho desafiador, aborde-o de maneira estratégica. Pode parecer que o progresso seja lento, mas quanto mais tolerante você for consigo mesmo e com as tarefas cheias de atrito, menor será a procrastinação. Alice ainda orienta que haja um comprometimento para executar tarefas desafiadoras por algum período, mesmo que isso resulte em sentimentos embaralhados e pensamentos tumultuados. Limitando-se a períodos curtos de trabalho, mantém-se a produtividade sem que o desgaste mental seja tão grande quanto seria caso a tarefa fosse concluída em uma maratona.

Existem duas estratégias que podem valer a pena para ajudar a vencer a procrastinação no caso deste tipo de desafio.

•  Trabalhar na tarefa que estiver evitando por apenas 10 minutos todos os dias até a conclusão.

•  Trabalhar por 90 minutos em um único dia e encerrar a tarefa.

Alice defende que pessoas habituadas a trabalhar com foco conseguem fazer qualquer coisa neste período. É óbvio que não será em 90 minutos que você escreverá um livro inteiro, mas se esta uma hora e meia forem bem empregadas na organização e planejamento dos capítulos, aquele bicho de sete cabeças chamado de projeto pode se transformar em um cachorrinho fofinho. E se não concluir em 90 minutos, adicionar outros 10 até atingir um total de 120 minutos diários é a chave para combater as tarefas atrasadas.

Se você chegou até aqui...

Agora que já transmiti a você o conselho não solicitado sobre como se livrar da procrastinação, vale a pena esboçar alguns comentários. Alguns problemas de saúde mental podem contribuir para sua procrastinação. Ansiedade e depressão exigem tratamento especializado e não tentativas de lutar sozinho. Antes de pensar no seu trabalho acumulado, é necessário cuidar muito bem de você!

Comportamentos, emoções e pensamentos são faces de um mesmo prisma chamado ser humano. Entender quais são as suas dificuldades para reunir energia ou foco para começar ou terminar suas tarefas é muito legal, mas não impedem experimentar outras opções.