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Produtividade é a palavra que amamos utilizar. Em períodos em que o tempo parece escapar pelos ponteiros do relógio e que a agilidade das informações nos rouba até mesmo o tempo de pensar em respostas, pensar e agir de forma produtiva é a chave para cumprir toda demanda do dia a dia, organizando seu tempo de forma eficaz. Em tempos de COVID-19 também. Felizmente, temos à disposição uma série de metodologias e aplicativos que deixam o gerenciamento de equipes ainda mais fácil.

Qual ferramenta usar para otimizar os processos e acelerar a produtividade é a pergunta do século. Eu sei que acabamos de entrar nos anos 20, mas nada parece apontar para outra direção senão a busca por formas de fazer mais em menos tempo com mais qualidade. Honestamente, essa é uma preocupação vigente há muito tempo, mas a dificuldade de implantação é um pouco mais profunda do que a interface ou o preço do investimento.

Com a situação do COVID-19 e as recomendações de isolamento social, essa preocupação atingiu até quem não imaginava que teria que enfrenta-la tão cedo. Como manter os processos organizados, o fluxo de trabalho fluindo adequadamente e a equipe engajada sem o controle de horários? Nós falamos sobre a modalidade de Home Office na edição número 73 (Abril/Maio 2016), quando focamos as diferenças entre este modelo e o presencial e apresentamos dicas para desenvolver um bom trabalho em casa, desmistificando a ideia de que trabalhar em casa é trabalhar a qualquer hora ou na hora em que quiser.

Diversos ramos já atuam com esse tipo de modelo e existem alguns conceitos-chave que podem ser observados para manter tudo funcionando dentro do esperado.

01) Ter uma visão clara das metas "

Ter objetivos definidos e deixá-los claros para todos os colaboradores é um grande desafio empresarial. Empresas com caráter mais tradicional seguem uma sequência de ações com base na hierarquia em um modelo em cascata, no qual uma tarefa só começa quando a outra termina e o foco é o resultado final. Nelas, há pouco espaço para transformações no processo ou no produto. Outras organizações, porém, adotam metodologias capazes de lidar com o aumento da demanda e com o crescente fluxo de informações entre as pessoas – esse é o caso da metodologia Agile, desenvolvida a partir da colaboração de múltiplos agentes com prazos menores para formar ciclos completos de planejamento, desenvolvimento e testes.

Dentro do Agile, o Scrum vem como um framework – um conjunto de técnicas, ferramentas ou conceitos utilizados na resolução de um problema dentro de um projeto. Entre os exemplos mais famosos estão o Canvas, Business Plan, Matriz SWOT, etc. – capaz de dividir as tarefas em problemas menos complexos para entregar um produto com maior valor agregado em menos prazo. (Também falamos sobre o Scrum na edição 73.)

Nenhuma metodologia, porém, por melhor que seja conceitualmente será capaz de funcionar sem que os objetivos sejam claros para toda a equipe, permitindo a alavancagem do trabalho. Enquanto há poucos anos o único objetivo pensado pelas empresas era conseguir o melhor resultado financeiro possível, atualmente vivemos momentos em que os objetivos se tornaram mais complexos à medida que há mais pessoas envolvidas e interessadas de alguma forma no sucesso da companhia. Começar a pensar os objetivos de modo mensurável, mesmo que sejam qualitativos, é uma ótima maneira de clareá-los para o time. Objetivos que não possuem indicadores mensuráveis ou evidências podem ser facilmente esquecidos ou se tornar aquele tipo de entidade invocada apenas em algumas reuniões na hora de dar feedbacks negativos, ou até mesmo apenas uma ideia.

A abordagem SMART pode ser vista como uma lista de checagem para verificar se o objetivo proposto é realmente atingível e não é amplo demais. Outra abordagem semelhante é o conhecido 5W2H (What/O quê, Why/ Por quê, Where/Onde, When/Quando, Who/Quem, How/Como e How much/Quanto custa), capaz de deixar os objetivos claros ao determinar especificamente o que cada pessoa precisa fazer para cumprir o objetivo e qual é o melhor caminho. Nesse período de pandemia e também nos próximos, quando o home office for necessário ou se tornar uma prática da organização, o auxílio para as lideranças estabelecerem os objetivos adequados e transmiti-los de modo compreensível para a equipe pode ser um dos nichos de atuação para as consultorias.

02) Organizar as tarefas "

Depois de definir o objetivo, cada profissional precisa definir a série de tarefas que precisará cumprir para entregar o trabalho no tempo proposto. Uma lista de tarefas, o mais completa possível, é sempre uma ótima opção para quem está começando a trabalhar longe da chefia conseguir mostrar a complexidade do trabalho e justificar o tempo necessário (e o custo envolvido).

De acordo com o Alexandre Magno, autor de Tire seu projeto do papel com SCRUM, essa etapa exige um cuidado especial: devemos diferenciar o que é o sucesso do produto e o que é o sucesso do projeto para enxergar o progresso de fato. Para o autor, deve-se estruturar a definição de sucesso do projeto com base nos resultados que pretendemos alcançar com o produto e não observar puramente a quantidade de trabalho que vai ou já foi realizada. Vamos a um exemplo prático:

Você precisa ter R$ 100.000,00 em dinheiro para dar de entrada em um novo apartamento em um período de um ano.

Qual é o seu objetivo? Comprar um apartamento

Qual é a sua meta? Reunir R$100.000,00 em dinheiro

Para reunir essa quantia você elabora uma lista de atividades que, ao longo de um ano, permitirão que você chegue ao objetivo. São tarefas como: vender a bicicleta, levar marmita para o trabalho, reduzir o gasto com restaurantes, ir ao trabalho de moto e guardar 10% do salário. Se você analisar apenas pela quantidade de tarefas, supondo que tenha descrito 50 tarefas e realizou 25 delas, significa que metade da meta foi atingida. Mas isso também significa que você reuniu metade do valor necessário para dar a entrada no seu novo apartamento?

Medir o progresso com base no resultado a ser alcançado é o modo mais efetivo de verificar o andamento do seu objetivo.

Existem aplicativos e sistemas de todas as envergaduras disponíveis no mercado que prometem ajudar essa etapa. Filosofias como o Kanban também podem ser excelentes aliadas.  Desenvolvida nos anos 1960 na Toyota, o sistema kanban de abastecimento surgiu como uma maneira de controlar os estoques de materiais dentro do sistema just in time (JIT). Para Aguiar e Peinado, autores de Compreendendo o Kanban, depois da Segunda Guerra Mundial, os japoneses desenvolveram uma filosofia de controle visual simples e implantou o sistema de abastecimento do supermercado americano, adaptando-o às linhas de produção. Os montadores, nesse formato, se tornaram os repositores e a linha de produção passou a ser abastecida à medida que as matérias-primas eram utilizadas. Inicialmente, o sistema foi chamado de “sistema supermercado de abastecimento”, mas teve seu nome substituído para kanban (em português, cartão) já que eram utilizados cartões para representar os contêineres cheios ou vazios, colocados e retirados de um quadro à medida que o material era utilizado ou reposto. Por isso, também se diz que o kanban é uma filosofia que “puxa a produção”.

Com a facilidade de visualizar onde estão os insumos e quantos ainda estão disponíveis, pode-se ainda visualizar mais facilmente os problemas encontrados na produção e resolvê-los imediatamente. Mas como isso pode ter relação com o trabalho feito à distância?

A chave aqui é muito menos o estoque e muito mais a ferramenta e seu aspecto visual. A elaboração de um quadro de tarefas é uma das melhores ferramentas para organizar o fluxo de produção e de projetos. Simples e funcional, aplicativos como o Trello cumprem bem a função de atuar como um grande painel digital que pode ser subdividido em projetos e organizar o fluxo de produção. E se os seus projetos tiverem equipes muito grandes ou necessitem de um acompanhamento mais rigoroso das tarefas, programas como Monday.com, Asana, Kissflow, Jira ou Podio oferecem uma interface bem intuitiva para quem é adepto da metodologia Agile.

03) Estabelecer prioridades "

Diante das tentações que roubam nossa atenção, estabelecer prioridades é fundamental para manter a produtividade. Se dentro da empresa temos distrações com telefone, reuniões, bilhetes, e-mails ou chamadas de qualquer tipo no Whatsapp, em casa temos tudo isso e mais os filhos, o pet, a geladeira, a faxina e a Netflix. Depois de fazer a sua lista de tarefas, está na hora de estabelecer prioridades. Alguns consultores defendem que é preciso estabelecer uma Lista Metra de Tarefas, ou seja, selecionar aquelas tarefas que realmente irão para a sua agenda. Assim, quando uma nova demanda surgir, você poderá definir em que ponto do seu planejamento ela pode se encaixar.

Não perca tempo organizando a lista manualmente, em papel. O trabalho será muito mais prático e rápido se for realizado em um meio digital como o Trello, mas se você realmente precisar escrever, usar post-its pode tornar o trabalho mais fácil. E uma vez que a lista estiver concluída, pode-se dividir em categorias. O sistema clássico para isso é a Matriz de Eisenhower, popularizada por Stephen Covey, que distribui as tarefas em quatro quadrantes: urgentes, não urgentes, importantes e não importantes.

Outras formas de estabelecer prioridades são o método GTD, popularizado no Brasil pelo livro A arte de fazer acontecer, de David Allen, ou a Tríade do Tempo, de Christian Barbosa, que implica em dividir as tarefas em diferentes esferas de importância (importantes, urgentes e circunstanciais).

Os cinco pilares da metodologia Getting Things Done (GTD)

Capturar:  tirar da cabeça tudo o que vier à mente e anotar tudo em um caderno, aplicativo de tarefas ou planner. Anotar tudo ou capturar é fundamental para limpar a mente, já que, nas palavras do autor “Sua mente é para ter ideias, não para guarda-las”.

Esclarecer: definir se aquilo que foi registrado merece a sua atenção ou não.

Organizar:organizar os itens por categoria e prioridade.

Refletir: pare e pense. Examine suas tarefas para ver qual deve ser a sua próxima ação.

Engajar: execute a tarefa completamente, sem interrupções.

04) Organize sua agenda "

A agenda converte a lista semanal em uma lista diária de tarefas. Na hora de preencher, se você prefere anotar tudo em papel, vale a pena investir em um planner e abandonar as agendas diárias, pois elas permitirão uma visão geral da semana ou do mês. Mas seja uma agenda física ou uma agenda digital, é preciso ter alguns pontos em mente para que as atividades sejam realizáveis e eficazes.

Primeiro, é interessante reservar horários para atividades importantes e deixá-las preenchidos para que outras atividades não se sobreponham. Ir para a academia, por exemplo, precisa ter um horário definido para que não seja substituída por uma reunião de última hora que poderia ser resumida em um áudio de dois minutos. Ainda é interessante reservar os horários em que você é mais produtivo para atividades mais complexas. Especialistas até defendem que se algo é complexo, comece a fazer pela manhã.

Em seguida, preencha com as tarefas priorizadas. Seja qual for o método escolhido para estabelecer prioridades, deixe agendadas aquelas atividades que exigem mais do seu foco e que te garantem mais resultados, e somente depois anote aquelas tarefas de menor prioridade de acordo com a sua função. Reservar os últimos 15 minutos do expediente para analisar o dia e reprogramar a semana conforme as suas necessidades é fundamental para verificar em que você realmente direcionou seus esforços e quais atividades não foram priorizadas na prática.

No fim das contas (e quem sabe no fim da quarentena), você vai perceber que a produtividade é um hábito a ser desenvolvido e mantido. Uma vez que você conseguir estabelecer objetivos claros, com boa comunicação com a equipe e tarefas conscientes, a produtividade da sua empresa será ainda maior e seu time cada vez mais coeso.